Menggunakan Notion Untuk Kelola Biaya Langganan

Berapakah total biaya yang kita keluarkan? Bagaimana cara memonitornya?

Maraknya Model Bisnis Subscription

Saat ini sudah sangat banyak layanan yang menggunakan model subscription, terutama layanan digital. Apabila dilihat ke masa lalu, pembelian software komputer banyaknya one time purchase atau perpetual. Bagi sebuah bisnis, model berlangganan dapat memberikan revenue yang predictable dan konsisten.

Coba kita lihat kembali, saat ini kita berlangganan apa saja, Spotify? Netflix? Youtube Premium? Strava? listnya cukup banyak yaa. Periode pembayarannya pun beragam, biasanya dapat dibayarkan per bulan ataupun per tahun.

Dari berbagai macam layanan yang kita gunakan, kadang kita tidak sadar sudah berapa banyak biaya yang sebetulnya kita keluarkan. Itu terjadi pada saya sendiri. Maka dari itu, saya coba menggunakan Notion untuk menyimpan semua data langganan saya. Hasilnya cukup mengejutkan :) ternyata apabila di total semua layanan selama setahun, biayanya lumayan juga.

Mencatat Data Berlangganan di Notion

Hal pertama yang perlu dicek adalah tentunya dimana kita bisa melihat layanan berbayar yang kita gunakan saat ini. Jika menggunakan iPhone, langganan aplikasi dapat dilihat di App Store, begitu pula dengan Android dapat dilihat di Google Play. Selain itu, beberapa layanan tidak terintegrasi langsung pembayarannya dengan app store. Sehingga kita perlu cek sendiri ke websitenya masing-masing. Apabila kita menggunakan credit card atau debit card yang sama untuk semua transaksi berlangganan online, maka history transaksi tersebut bisa kita jadikan referensi.

Berikut langkah langkah yang saya lakukan dalam melakukan pencatatan data berlangganan ke notion:

1. Cek Apple Store

Apabila teman teman menggunakan iPhone ataupun Mac, data langganan aplikasi dapat dilihat di menu System Preference lalu masuk ke Apple ID,

Ada beberapa informasi yang dapat kita tarik dari sini yaitu,

• Nama layanan (aplikasi)
• Harga berlangganan
• Periode pembayaran (per bulan atau per tahun)
• Tanggal penagihan

2. Masukan Informasi Langganan ke Table di Notion

Gambar diatas merupakan infromasi paling basic yang dapat kita masukan ke Notion dari data berlangganan kita. Tentunya data ini dapat kita manfaatkan lebih dalam dengan menambahkan kolom-kolom dari hasil kalkulasi.

3. Hitung Biaya Dalam Satu Tahun

Karena pembayarannya beragam, ada yang per tahun dan ada yang per bulan, saya ingin mengetahui berapa total biaya yang dikeluarkan dalam satu tahun. Maka dari itu, mari kita tambahkan kolom (property) baru, dengan tipe formula

Dari tabel ini, kita dapat melihat seberapa besar pengeluaran kita dalam satu tahun untuk setiap aplikasi dan juga keseluruhan aplikasi. Gunakan formula berikut untuk menghitung data tahunan,

if(prop("Period") == "Monthly", prop("Price") * 12, prop("Price"))

4. Hitung Berapa Biaya yang Dikeluarkan Sejauh Ini

Penting juga bagi saya pribadi untuk dapat melihat berapa total biaya real yang sudah dibayarkan untuk setiap aplikasi. Untuk mendapatkan informasi tersebut, kita perlu menambahkan property baru dengan tipe formula dan memasukan formula berikut,

(dateBetween(now(), prop("Start Subscription"), if(prop("Period") == "Monthly", "months", "years")) + 1) * prop("Price")

5. Hitung Berapa Kali Pembayaran Dilakukan Sejak Mulai Langganan

Selanjutnya yang saya lakukan ada menghitung sudah berapa kali pembayaran yang telah dilakukan sejak awal mula berlangganan. Sebetulnya pada akhirnya property ini akan saya hide, namun angka ini menjadi penting untuk menghitung informasi lainnya yang akan dijelaskan di tahapan selanjutnya.

Untuk mendapatkan informasi ini, kita mulai dengan menambahkan property baru dengan tipe formula. Gunakan formula dibawah,

dateBetween(now(), prop("Start Subscription"), if(prop("Period") == "Monthly", "months", "years")) + 1

6. Hitung Kapan Tagihan Selanjutnya

Selain dari beberapa hal yang disampaikan sebelumnya, saya juga memerlukan informasi pada tabel ini tentang kapan tagihan selanjutnya ditagihkan. Maka dari itu, saya membuat property baru dengan formula sebagai berikut,

dateAdd(prop("Start Subscription"), prop("Number of Paid"), if(prop("Period") == "Monthly", "months", "years"))

Dari informasi ini, kita bisa memprediksi dan mempersiapkan pengeluaran kita terutama apabila dalam waktu dekat kita perlu membayar biaya langganan tahunan, yang biasanya cukup "kerasa".

7. Filter Pembayaran Terdekat

Apabila kita melihat tabel dengan bentuk tanggal, kadang agak sulit juga ya melihat mana saja yang sebetulnya perlu dibayarkan dalam waktu dekat. Maka dari itu saya ingin tabel ini dapat memfilter pembayaran yang akan ditagihkan dalam kurun waktu tertentu. Misalkan 30 hari kedepan.

Untuk itu, kita perlu menambahkan kembali property baru bernama yang akan menghitung jumlah hari menuju tanggal tagihan. Apabila dibawah 30 hari hasilnya true, apabila diatas 30 hari hasilnya false. Tipe data boolean (true/false) di table notion ini akan ditampilkan berupa check box. Dimana true artinya checked dan false artinya unchecked. Nantinya kolom ini bisa kita jadikan filter untuk menentukan mana saja aplikasi yang harus dibayarkan dalam waktu dekat.

Berikut formula yang saya gunakan,

if(dateBetween(prop("Next Billing"), now(), "days") < 30, true, false)

8. Pilih Kolom Mana Yang Ingin Ditampilkan

Dari beberapa kolom yang kita buat, pada akhirnya tergantung dari kita sendiri mana yang ingin kita tampilkan. Pada notion hal ini dapat dilakukan pada menu property dari setiap tabel. Saya sendiri hanya menampilkan beberapa property seperti pada gambar dibawah,

9. Filter Upcoming Bills

Terakhir, karena kita sudah membuat property "Upcoming", kita dapat membuat filter jika hanya ingin menampilkan daftar langganan yang akan ditagihkan pada waktu dekat, caranya dengan menambahkan filter seperti gambar dibawah,

Apa Saja Manfaat Yang Didapatkan?

Dengan melakukan pencatatan seperti ini, kita akan lebih aware terhadap langganan apa saja yang kita gunakan. Kita juga dapat mereview biaya yang dikeluarkan dan apakah layanan tersebut masih layak kita gunakan atau pada akhirnya kurang memberikan manfaat kepada kita dan akan berhenti berlangganan.

Apapun itu, data seperti ini dapat membantu kita dalam mengontrol dan membantu kita dalam membuat keputusan dalam mengelola layanan berlangganan.